Управление организационными изменениями
В современном мире управление характеризуется различным процессами, происходящими одновременно. К ним можно отнести повышение роли организационной культуры, перенос опыта управления с коммерческой сферы на сферу государственного управления, широкое внедрение проектного подхода и гибких методов управления, применяемых на фоне постоянных изменений.
Существует много подходов к определению и пониманию процесса изменений. Организационные изменения направлены на повышение эффективности управления и, как правило, связаны с преобразованием стратегии бизнеса, например, с выходом на новые рынки сбыта, слиянием и поглощением других компаний. Современная организация функционирует в неопределенных условиях: неожиданные явления появляются весьма быстро, и организации должны оперативно и вовремя на них реагировать. Изменения в организации можно охарактеризовать как целенаправленные воздействия руководства на внутренние переменные в организации, определяющие ее цели, структуру, технологию и человеческие ресурсы.
Можно выделить следующие ключевые факторы непрерывных изменений: более требовательные покупатели, глобализация, технология, неинформационные технологии, ответственность организаций, работники и т.д.
Этапы управления изменениями в организации:
Первым этапом является понимание необходимости перемен в новых проектах. На этом предварительном этапе руководство проводит внутренний анализ с целью определить, нуждается ли компания в изменениях. В ходе предварительного прогноза анализ изменений начинается в случае, если в компании появляются негативные сигналы. При этом последующий анализ осуществляется уже после того, как факт потери эффективности был установлен. В ситуации, если показатели стали хуже, то можно утверждать, что внешняя среда оказала негативное влияние на работу, поэтому пора вводить изменения.
Подготовка к изменениям выступает в качестве второго этапа, который также выполняет роль подготовительного. В этот период руководство выясняет наличие у него необходимых ресурсов, чтобы успешно внедрить изменения. Для этого важно выяснить, насколько масштабными будут изменения, будут ли они радикальными или их введут постепенно, сколько сотрудников они охватят, готова ли организация к нововведениям. Необходимо оценить, станут ли работники сопротивляться им, на основании информации о предыдущих изменениях и культуры предприятия в целом. Кроме того, важно проанализировать квалификацию сотрудников, насколько компетентны в этом вопросе все участники бизнес-процессов, направленных на внедрение изменений. Следует обратить внимание, принимают ли участие посторонние лица или спонсоры, поскольку они также влияют на эти процессы.
Третьим этапом выступает составление плана действий и его реализация. Коммуникационный план состоит в том, чтобы объяснить сотрудникам, какие изменения были внедрены в работу. Проводить этот процесс необходимо максимально доступно для их понимания. Важно обозначить причины возникновения изменений, а также последствия, которые ожидают компанию в случае, если они не будут реализованы успешно. Такой план мотивирует сотрудников на достижение результатов. План для обучения сотрудников подразумевает появление у штата новых функций или изменение их собственных. Для этого необходимо проконтролировать, чтобы сотрудники прошли обучение. Это в первую очередь необходимо для повышения их квалификации. Следующий спонсорский план применяется в случае, если во внедрении изменений принимают участие сторонние спонсоры.
Расстановка приоритетов и утверждение изменений является четвертым этапом управления изменениями в организации. Для того, чтобы не допустить больших материальных затрат, в управлении изменениями используется система приоритетов. Все они показывают степень важности внедрения различных нововведений, а также определяют, насколько срочно их нужно разрабатывать. Выделяют низкие приоритеты, обычные приоритеты, высокие приоритеты и наивысшие приоритеты, в которых изменения необходимо внедрить как можно быстрее, поскольку они оказывают самое сильное воздействие на всю структуру предприятия.
Перед тем, как утверждать те или иные изменения, необходимо согласовать некоторые сферы управления. Следует оценить изменения с точки зрения, финансирования. Бизнес-процессы могут быть реализованы, поскольку компания не испытывает трудностей с выделением бюджета. Технологии также выступают важной сферой управления, где изменения, действительно, нужны и реализовать их можно, поскольку нет негативных факторов. Наконец следует получить бизнес-одобрение, то есть изменения должны будут одобрены руководством.
Последний этап представляет закрепление изменений и их документирование. Управление изменениями входит в компетенцию руководителей – как высшего руководства, так и тех, кому делегированы их полномочия. Многие из них после успешной реализации забывают задокументировать этот процесс, тем не менее он является важным, несмотря на его рутинность. Изменения необходимо зафиксировать как в первоначальной заявке, так и после проведения всех действий, направленных на их реализацию. Преимущество здесь у автоматизированных процессов, благодаря которым документирование происходит совместно с другими операциями.
Таким образом, изменения являются неотъемлемой частью современной жизни организаций. Во многих крупных зарубежных и отечественных корпорациях все изменения проходят параллельно с проектами по управлению ими и по работе с сопротивлением персонала. Многие компании столкнулись с проблемами при введении нововведений, так как масштабы таких инноваций были более обширными, чем степень готовности к ним организации. Любые организационные изменения могут привести к проблемам управления персонала в таки условиях, поскольку на сегодняшний день все проблемы в процессе организационных изменений связаны с человеческим фактором. Стоит обозначить, что легче изменить технологии, организационную структуру или оборудование, чем поведение работников. Вследствие этого, для достижения поставленных целей в организации менеджер и руководство обязаны правильно планировать и координировать работу и мотивировать персонал.