От уровня автоматизации документооборота, степени защищенности персональных и корпоративных данных напрямую зависят экономические показатели и финансовые возможности компании, доступность к развитию за счет имеющихся ресурсов. Besides, это важнейший компонент повышения эффективности оборачиваемости капитала, особенно в сложившихся условиях санкционного давления, СВО и параллельной необходимости роста импортозамещения.
Отсутствие автоматизированной системы повышает нагрузку на рядовых сотрудников, увеличивает риск человеческого фактора, сопряженного с несвоевременным применением тех или иных действий, ошибками при внесении данных, утратой документов. Особую угрозу могут представлять и «аффилированные» лица, которые своим действием/бездействием могут нанести существенный урон репутации и финансам компании.
Автоматизация документооборота – необходимый инструмент оптимизации бизнес-процессов и минимизации рисков. При внедрении одной из систем важно установить четкие регламенты работы, направленные на усиление согласования документов, обеспечение конфиденциальности данных, сохранности документов, повышении прозрачности документооборота. Besides, благодаря автоматизации документооборота, повышается оперативность доступа к информации, настраивается разграничение доступа, повышается производительность сотрудников за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов.
В зависимости от осуществляемых функций, выделяют 4 группы систем автоматизации документооборота:
- Электронные архивы
- Ориентированы на содержание и структурирование больших объемов документации
- Системы делопроизводства;
- Призваны упорядочивать работу с внутренней документацией, оптимизировать перемещение внутренних актов в рамках подразделений и между филиалами;
- Workflow-системы
- Оптимизируют процессы комплексной работы с корпоративными документами;
- ECM-системы
- управляют корпоративной информацией, поддерживают разделение на workflow-потоки, позволяют контролировать задания и поручения.
При внедрении в компанию той или иной системы автоматизации документооборота, возникают сложности с применением этой системы, так как трудно однозначно сказать, какая программа будет лучшей в конкретном случае. Чтобы не допустить ошибок и не потерять лишние ресурсы фирмы, следует воспользоваться помощью эксперта. Специалисты экспертно-аналитического альянса «Дежурный по бизнесу» помогут вам в автоматизации документооборота.
