логотип
Это пустое меню. Пожалуйста, убедитесь, что в вашем меню есть пункты.
Дежурный по бизнесу

Автоматизация документооборота

От уровня автоматизации документооборота, степени защищенности персональных и корпоративных данных напрямую зависят экономические показатели и финансовые возможности компании, доступность к развитию за счет имеющихся ресурсов. Кроме того, это важнейший компонент повышения эффективности оборачиваемости капитала, особенно в сложившихся условиях санкционного давления, СВО и параллельной необходимости роста импортозамещения.

Отсутствие автоматизированной системы повышает нагрузку на рядовых сотрудников, увеличивает риск человеческого фактора, сопряженного с несвоевременным применением тех или иных действий, ошибками при внесении данных, утратой документов. Особую угрозу могут представлять и «аффилированные» лица, которые своим действием/бездействием могут нанести существенный урон репутации и финансам компании.

Автоматизация документооборота – необходимый инструмент оптимизации бизнес-процессов и минимизации рисков. При внедрении одной из систем важно установить четкие регламенты работы, направленные на усиление согласования документов, обеспечение конфиденциальности данных, сохранности документов, повышении прозрачности документооборота. К тому же, благодаря автоматизации документооборота, повышается оперативность доступа к информации, настраивается разграничение доступа, повышается производительность сотрудников за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов.

В зависимости от осуществляемых функций, выделяют 4 группы систем автоматизации документооборота:

  • Электронные архивы
    • Ориентированы на содержание и структурирование больших объемов документации
  • Системы делопроизводства;
    • Призваны упорядочивать работу с внутренней документацией, оптимизировать перемещение внутренних актов в рамках подразделений и между филиалами;
  • Workflow-системы
    • Оптимизируют процессы комплексной работы с корпоративными документами;
  • ECM-системы
    • управляют корпоративной информацией, поддерживают разделение на workflow-потоки, позволяют контролировать задания и поручения.

При внедрении в компанию той или иной системы автоматизации документооборота, возникают сложности с применением этой системы, так как трудно однозначно сказать, какая программа будет лучшей в конкретном случае. Чтобы не допустить ошибок и не потерять лишние ресурсы фирмы, следует воспользоваться помощью эксперта. Специалисты экспертно-аналитического альянса «Дежурный по бизнесу» помогут вам в автоматизации документооборота.

Консультация pro bono