От уровня автоматизации документооборота, степени защищенности персональных и корпоративных данных напрямую зависят экономические показатели и финансовые возможности компании, доступность к развитию за счет имеющихся ресурсов. Кроме того, это важнейший компонент повышения эффективности оборачиваемости капитала, особенно в сложившихся условиях санкционного давления, СВО и параллельной необходимости роста импортозамещения.
Отсутствие автоматизированной системы повышает нагрузку на рядовых сотрудников, увеличивает риск человеческого фактора, сопряженного с несвоевременным применением тех или иных действий, ошибками при внесении данных, утратой документов. Особую угрозу могут представлять и «аффилированные» лица, которые своим действием/бездействием могут нанести существенный урон репутации и финансам компании.
Автоматизация документооборота – необходимый инструмент оптимизации бизнес-процессов и минимизации рисков. При внедрении одной из систем важно установить четкие регламенты работы, направленные на усиление согласования документов, обеспечение конфиденциальности данных, сохранности документов, повышении прозрачности документооборота. К тому же, благодаря автоматизации документооборота, повышается оперативность доступа к информации, настраивается разграничение доступа, повышается производительность сотрудников за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов.
В зависимости от осуществляемых функций, выделяют 4 группы систем автоматизации документооборота:
- Электронные архивы
- Ориентированы на содержание и структурирование больших объемов документации
- Системы делопроизводства;
- Призваны упорядочивать работу с внутренней документацией, оптимизировать перемещение внутренних актов в рамках подразделений и между филиалами;
- Workflow-системы
- Оптимизируют процессы комплексной работы с корпоративными документами;
- ECM-системы
- управляют корпоративной информацией, поддерживают разделение на workflow-потоки, позволяют контролировать задания и поручения.
При внедрении в компанию той или иной системы автоматизации документооборота, возникают сложности с применением этой системы, так как трудно однозначно сказать, какая программа будет лучшей в конкретном случае. Чтобы не допустить ошибок и не потерять лишние ресурсы фирмы, следует воспользоваться помощью эксперта. Специалисты экспертно-аналитического альянса «Дежурный по бизнесу» помогут вам в автоматизации документооборота.
