Юридическую значимость электронным документам придают не только соответствие утвержденным форматам и наличие обязательных реквизитов, но и электронная подпись. Электронная подпись необходима любому современному человеку, в особенности для бизнеса она представляет собой удобный инструмент взаимодействия организаций между собой и с госорганами. Преимущества электронной подписи огромны. Ведь она позволяет в считанные минуты доставить документы адресату и признать их юридически значимыми, то есть подлинными. С помощью электронной подписи можно заключать договоры, участвовать в торгах, сдавать отчётность во все контролирующие органы, подавать иски в суд.

Несмотря на то, что по форме электронная подпись не имеет ничего общего с собственноручной, возможностей для её применения гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. С её помощью дистанционно вы можете:

• получить государственные услуги, оформив обращение через портал госуслуг;
• решить вопросы, связанные с работой Федеральной налоговой службы, — от оформления налогового вычета до предоставления налоговых льгот;
• оформить заявление на поступление в детский сад, школу или любое другое учебное заведение;
• заключить договор, в том числе купли-продажи недвижимости;
• заверить доверенность;
• взаимодействовать с ГИБДД — переоформить транспортное средство, оплатить штраф;
• подать прошение, судебный иск или жалобу;
• подтвердить долговую расписку;
• участвовать в электронных торгах;
• подписывать любые документы, в том числе с работодателем.

Электронная подпись – одна из важных составляющих повседневной жизни как рядовых граждан, так и руководителей предприятий. ЭП обеспечивает повышение конфиденциальности операций по обмену документами, минимизацию финансовых рисков, придание юридической силы документам, сокращение расходов на подготовку, доставку, учет и хранение документов.

Электронная подпись существует в нескольких видах – простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона об электронной подписи), последняя из них (КЭП) считается самой защищенной.

Простая электронная подпись (ПЭП) является самым разнообразным и уязвимым видом электронной подписи. К ПЭП можно отнести и подписанный неровным почерком pdf-файл, и письмо в почте, отправленное на запрос, и логин с паролем — авторизацию пользователя в системе, и даже введённый код от банковского приложения, подтверждающий оплату. Есть сервисы, которые полностью заточены под использование простой электронной подписи, например: Федеральная налоговая служба, «Госуслуги» или интернет-банки. Без авторизации их полноценное использование невозможно. Простая электронная подпись пригодится для работы с внутренним документооборотом компании. Как известно, чем шире распространение, тем больше рисков. ПЭП проще всего подделать, поэтому это неполноценный аналог собственноручной подписи, а значит, и принимают её не везде.

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) действует внутри той системы, для которой её создавали. Главное отличие УНЭП от простой электронной подписи в том, что она зафиксирована внутри конкретного сервиса. Иначе говоря, система умеет распознавать пользователя по его цифровым следам. Для этого применяются средства шифрования, которые и преобразуют информацию, чтобы ограничить к ней доступ. Ключ к такой подписи почти невозможно подобрать вручную, поскольку он представляет собой сложный набор символов. Это уже не простой логин и пароль или код из СМС, а полноценный инструмент, который может гарантировать, что документ подписал конкретный человек в определённое время и не вносил в него никаких изменений. Последнее особенно важно, как для работодателя, так и для сотрудника, чтобы избежать возможных недоразумений.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) представляет собой самый квалифицированный вариант. Выдают её специальные аккредитованные Минкомсвязью удостоверяющие центры. УКЭП приравнена к рукописной подписи. Только усиленная квалифицированная электронная подпись даёт возможность работы со всеми сервисами, включая площадки проведения электронных торгов. Помимо оформления подписи, ещё необходимо установить программное обеспечение для её использования. И нужно сразу понимать, где будет храниться УКЭП — на компьютере, токене или на внешнем диске, фактически это ваш идентификатор, серьёзный инструмент, и отношение к нему должно быть соответствующим.

Сертификат усиленной квалифицированной подписи необходимо обновлять ежегодно. Особенно важно помнить об этой важной детали компаниям и сотрудникам, участвующим в тендерах. Несвоевременное продление УКЭП грозит многомиллионными потерями. Перевыпустить её легко — достаточно повторно обратиться в удостоверяющий центр. То же самое касается и утерянной электронной подписи. Например, если она хранилась на токене. Первое, что нужно сделать, — приехать в удостоверяющий центр и написать заявление, чтобы подпись заблокировали и при необходимости выпустили новую, но это того стоит — лучше потратить немного времени, сэкономив силы и ресурсы на разбирательствах с мошенниками.

Благодаря изменениям, внесенным в Закон об электронной подписи (ст. 17.1 и 17.2), с 01.01.2022 для получения КЭП заявителям необходимо обращаться в следующие удостоверяющие центры (УЦ):

1. частным физическим лицам (в том числе физическим лицам, действующим от имени организации по доверенности) – в аккредитованный УЦ, прошедший процедуру переаккредитации;
2. руководителям организации (лицам, имеющим право действовать от имени юридического лица без доверенности) – в УЦ ФНС;
3. государственным (муниципальным) учреждениям – в УЦ Федерального казначейства;
4. кредитным организациям, операторам платежных систем, некредитным финансовым организациям и индивидуальным предпринимателям, осуществляющим поднадзорные ЦБР виды деятельности <9>, – в УЦ ЦБР.

Ключевое преимущество электронной подписи перед обычной в том, что всё можно делать дистанционно. Сотрудникам нет необходимости приходить в офис и тратить время на подписание документов, ждать курьеров или идти на почту, чтобы отправить подписанные акты, приложения и прочие бумаги. Усиленная электронная подпись защищает своего владельца от множества манипуляций и махинаций, если, конечно, она лежит в сохранном месте.

Главными преимуществами электронной подписи можно назвать:

• Надежность и безопасность. Обычную подпись на бумаге несложно подделать, в то время как цифровая имеет высокую степень защиты от фальсифицирования.
• Повышенная конфиденциальность при обмене документами.
• Экономия времени. Для подачи документов в государственные органы, заключения договоров с контрагентами и других операций не требуется личного присутствия.
• Придание юридической силы документации.
• Уменьшение расходов на хранение, учет и доставку документации.

Доступ к электронным торгам. В торгах по госзакупкам и другим коммерческим заказам невозможно участвовать без ЭЦП.